プログラムの報告資料は、放っておくと厚くなります。各プロジェクトが5枚ずつ出してきて、合計30枚。運営委員会の60分では、とても読み切れません。

必要なのは、1枚です。そして、そこに載せるものは決まっています。

■ 1枚に載せる4つのブロック

図の例は、次の順に並んでいます。

1. 成果の状況：主指標と、それを支える中間指標。開始時の値と目標値を必ず添える

2. 構成プロジェクト：各PJの状態を3色で。詳細は書かない

3. 注意している依存・リスク：3件まで

4. 判断いただきたいこと：2件まで

順番が重要です。多くの報告資料は②から始まります。しかし読む側がまず知りたいのは①の成果です。プロジェクトが順調かどうかより、数字が動いているかどうかが関心事です。

■ 成果のブロックの作り方

指標を書くときは、必ず3つの数字を並べます。

図の例では、実施率61%だけが赤字になっています。問題のある数字だけ色を変える。全部を色分けすると、どこを見ればいいか分からなくなります。

■ プロジェクトの状態は3色で十分

「順調・注意・遅延」の3段階にします。細かい進捗率は載せません。

大事なのは、色の基準を決めておくことです。決めておかないと、報告者によってばらつきます。

この基準を各プロジェクトマネージャーに配っておけば、自己申告でも精度が上がります。

■ 判断事項がこの資料の目的

④のブロックが、この1枚の存在理由です。ここに書かれたことを決めてもらうために、会議を開いています。

書き方は、前の記事でも触れたとおりです。

• 決めてほしいことを1文で

• 選択肢は2つ（それぞれの影響を数字で）

• 推奨と理由

• 決めなかった場合に起きること

1枚に収まらない場合は、この4点だけ1枚に書き、詳細を別紙にします。1枚目に判断事項がない資料は、報告会になります。

■ 作る手間を減らす

この1枚を毎月作るのは、それなりの作業です。軽くする工夫を3つ。

3番目が効きます。各プロジェクトが自由な形式で報告してくると、プログラム側で毎回作り直すことになります。最初に様式を配っておくだけで、この作業がなくなります。

■ 過去の1枚を並べて保管する

この1枚は、毎回上書きせずに、日付をつけて残してください。数か月分を並べると、指標の動きと、判断の履歴が一覧になります。

プログラムの終わりに振り返るとき、この積み重ねが最良の資料になります。

■ まとめ

プログラムの報告は1枚にまとめ、成果・構成PJ・リスク・判断事項の順に並べる。指標は現在値・開始値・目標値の3点セットで、色は問題のある箇所だけ。

次の報告の前に、いまの資料の1枚目に何が書いてあるか見てみてください。成果の数字でなければ、順番を入れ替えるだけで会議の質が変わります。