旧運用の停止計画（レガシー廃止チェックリスト）のテンプレート

新しいシステムが動き出すと、プログラムは成功したような気分になります。ところが、投資の効果が本当に出るのは古いやり方をやめたときです。

旧システムを止めていなければ、保守費は払い続けています。紙の台帳が残っていれば、現場は二重に記録しています。「新しいものを入れた」だけでは、コストは増えただけです。

この記事では、旧運用を確実にやめるためのチェックリストを紹介します。地味ですが、投資の回収に直結する作業です。

■ 背景・よくある課題

よくある状態	なぜ起きるか	その結果
旧システムが何年も動いたまま	止める判断をする人が決まっていない	保守費を払い続ける。年数千万円になることも
「念のため」で読み取り専用のまま残す	誰かが見るかもしれないと思っている	サーバもライセンスも生きているので、費用は同じ
紙の台帳が現場に残っている	新しいやり方への不安から	二重記録が続き、作業時間が減らない
契約の解約を忘れる	システムを止めたことで終わったと思っている	自動更新で1年分の費用が発生する
データを消してしまい、あとで困る	法定保存の確認をしていない	税務調査・監査で出せない
PJ完了後に誰もやらない	PJの範囲に入っていない	担当者がいないまま数年が過ぎる

共通しているのは、「止める」がプロジェクトの仕事になっていないことです。PJは新しいものを作って完了します。古いものを片づけるのは、誰の仕事でもないまま放置されます。だからプログラムが持ちます。

■ 停止は6つの段階でできている

医療機器の保守を手がけるセイワ医科器械（年商142億円・取引先1,900施設・保守対象34,000台）が、保守サービス管理システムを刷新したときの停止計画です。旧システムは1998年から動いていました。

図旧運用停止の6段階

ポイントは、②で止まってしまいがちだということです。新しいシステムを使い始め、旧システムを読み取り専用にした時点で、現場は「移行が終わった」と感じます。しかしサーバは動いていて、保守契約も生きています。年4,820万円は、④が終わるまで払い続けます。

また、⑤（データの保存）は③より前か同時でなければいけません。サーバを落としてからデータを出そうとしても、もう取り出せません。順番を間違えると、取り返しがつかない段階があります。

■ チェックリストの全体像

旧運用の停止チェックリストは、止める対象を行にした11項目の表です。

#	項目	書くこと
1	停止の対象	システム／帳票／業務手順／契約など、1行に1つ
2	種類	システム／データ／契約／物理資産／業務手順
3	置き換え先	新しくどこで扱うか。「廃止」なら置き換えなし
4	いまの利用者	誰が使っているか。人数と部署
5	年間の維持費	止めたときに浮く金額
6	停止の条件	これを満たしたら止めてよい、という条件
7	停止予定日	いつ止めるか。未定にしない
8	データの扱い	移行／別形式で保存／廃棄。保存年限も
9	契約の解約期限	いつまでに通知すれば自動更新を避けられるか
10	担当者	個人名。運用部門の人であることが多い
11	完了日・確認者	実際に止まった日と、確認した人

9の契約の解約期限が、見落とされやすい項目です。多くの保守契約は「3か月前までに通知がなければ自動更新」となっています。システムを12月に止めても、通知を9月までにしていなければ、翌年度の1年分を払うことになります。

■ 記入例：セイワ医科器械

対象	種類	置き換え先	年間費用	停止の条件	停止日	担当
保守管理システム（1998年稼働）	システム	新システム（C1）	2,900万円	新システムで3か月分の月次処理が問題なく完了	2025/12/26	情報システム部大西
部品管理（Access）	システム	新システム（C2）	—	C2稼働後、在庫差異が2か月連続で0.5%以内	2026/04/30	部品管理課橋本
サービス員の日報（Excel）	業務手順	新システムのモバイル入力	—	サービス員182名の入力率が95%を超える	2025/10/31	サービス部井坂
紙の点検台帳（3種）	業務手順	新システム＋PDF出力	—	監査部門が電子記録で問題ないと確認	2025/11/28	品質保証部三宅
旧システムの保守委託契約	契約	—	2,900万円	システムの完全停止が完了	2026/01/31 （解約通知の期限 2025/10/31）	調達部谷
ハードウェア保守（サーバ4台）	契約	—	1,100万円	同上	2026/01/31	調達部谷
旧システムのライセンス	契約	—	520万円	同上	2026/01/31 （解約通知の期限 2025/12/31）	調達部谷
拠点間の専用回線	契約	新システムはクラウド	300万円	全14拠点が新システムに移行	2026/01/31	情報システム部大西
保守履歴データ（1998〜2025）	データ	—	—	法定保存年限の確認完了	2025/12/26までにCSVで書き出し、10年保管	情報システム部大西
旧サーバ4台・端末28台	物理資産	—	—	データ消去の証明書を受領	2026/03/31	総務部平野

この表から見えてくることが3つあります。

解約通知の期限が、停止日よりずっと前にある：保守委託は2025年10月31日、ライセンスは12月31日が通知の期限です。この日付を表に書いていなければ、まず忘れます。
費用が浮くのは契約4件だけ：年4,820万円の内訳は、保守委託2,900万円・ハード保守1,100万円・ライセンス520万円・回線300万円です。システムを止めただけでは1円も減りません。
担当が運用部門と調達部門に分かれている：システムを止めるのは情報システム部ですが、契約を解約するのは調達部です。ここが連携していないと、片方だけが終わります。

停止の条件は「新しいほうが回っている」ことで書く

停止の条件を「〇月〇日になったら」と日付だけで決めるのは危険です。新しいほうが不安定なまま止めてしまうことがあります。

セイワ医科器械では、すべての行に新しいほうの状態を条件として書いています。「3か月分の月次処理が問題なく完了」「入力率95%超」「在庫差異が0.5%以内」。この形なら、止めてよいかどうかを数字で判断できます。

■ 運用ルール

タイミング	やること	誰が
PJの計画段階	止める対象を洗い出す。新システムの計画と同時に作る	PM・運用部門
稼働の6か月前	契約の解約期限をすべて調べ、表に記入する	調達部門
稼働の3か月前	データの法定保存年限を確認する	法務・経理・監査部門
稼働後、毎月	停止の条件が満たされたかを確認する	PMO
解約通知の期限の1か月前	通知を出すかどうかを判断する	PgM・調達部門
停止日を延ばすとき	運営委員会の承認を得る。延びた分の費用も報告する	PgM
全件完了後	浮いた費用を実績として報告する	PgM・財務部門

一番大事なのは、止める対象を新システムの計画と同時に洗い出すことです。あとからやろうとすると、「そういえばあのExcelも」「あの契約も」と抜けが出ます。新しいものを設計するときに、「これは何を置き換えるのか」を必ず書く。そうすれば漏れません。

■ 活用シーン

投資効果の説明：浮いた維持費は、ベネフィットとして報告できる数少ない確実な金額です。
次年度の予算づくり：いつ何の契約が終わるかがわかるので、予算を組みやすくなります。
監査・税務への対応：データの保存年限と保管場所が一覧になっています。
プログラム終結の判定：この表が全件完了していることが、終結の条件の1つになります。

■ よくある失敗と直し方

失敗	何が起きるか	直し方
「念のため」で読み取り専用のまま残す	費用は止まらない	参照停止と完全停止を別の段階として管理する。残す期限を決める
契約の解約期限を調べていない	自動更新で1年分を払う	稼働の6か月前に全契約の通知期限を調べ、表に書く
データを消してから保存年限を知る	監査・税務で出せない	完全停止の前に、法務・経理・監査で保存年限を確認する
停止日を日付だけで決める	新しいほうが不安定なまま止めてしまう	停止の条件を、新システム側の数字で書く
担当が情報システム部だけ	契約が解約されない	契約は調達部門、物理資産は総務部門と、種類ごとに担当を分ける
PJ完了と同時に管理をやめる	誰もやらないまま数年が過ぎる	停止の管理はプログラムが持つ。終結の条件に入れる

■ 導入効果

項目	前回のシステム更新（2016年）	今回
旧システムの完全停止までの期間	稼働から3年2か月	稼働から5か月（予定）
停止までに払った旧システム維持費	約1億4,000万円	約2,000万円（見込み）
自動更新で発生した不要な契約費用	1件・480万円	0件（予定）
紙の台帳が残った期間	いまも一部が残っている	稼働から5か月で全廃（予定）
停止対象の洗い出し件数	4件（システムのみ）	10件（契約・データ・資産を含む）

2016年の更新では、旧システムが3年以上動き続けました。悪意があったわけではありません。止める担当が決まっていなかっただけです。それだけで1億円以上の差が出ます。

■ まとめ

旧運用の停止は6段階あります。④の契約解約まで終えないと、費用は止まりません。
⑤のデータ保存は、③の完全停止より前か同時に行います。順番を間違えると取り返しがつきません。
契約の解約通知の期限を必ず表に書きます。停止日よりずっと前にあります。
停止の条件は、新しいほう側の数字で書きます。日付だけでは判断できません。
担当は種類ごとに分けます。システムは情報システム部、契約は調達部、資産は総務部です。
止める対象は、新しいものを設計するときに同時に洗い出します。あとからでは漏れます。

次回は、プログラムが作ったしくみを運用部門へ引き渡すための「運用引き継ぎ・定着確認シート」のテンプレートを紹介します。