教育・研修計画表のテンプレート

「研修はやりました」。稼働後にうまくいかないとき、こう言われることがあります。たしかにやってはいます。ただ、置く場所と中身がずれていたことがほとんどです。

プログラムでは、複数のプロジェクトが次々に稼働します。そのたびに現場は新しいやり方を覚えることになります。研修を1本ずつのPJに任せると、同じ人が半年に3回、ばらばらの形式で呼び出されることになります。

この記事では、プログラム全体で研修を設計するための計画表を紹介します。

■ 背景・よくある課題

よくある状態	なぜ起きるか	その結果
稼働の直前にまとめて4時間	研修をPJの一工程として扱っている	稼働するころには半分忘れている
全員に同じ内容を教える	対象を分けていない	自分に関係ない話が7割で、集中が切れる
PJごとに形式がばらばら	プログラムとして設計していない	受ける側が毎回やり方を覚え直す
操作の説明だけをする	「使い方を教えればよい」と考えている	なぜ変えるのかがわからず、やらされ感が残る
理解度を測っていない	受講者数だけを報告している	わかっていない人が誰かわからない
稼働後の支援がない	研修が終わればPJの仕事は終わり	実際につまずくのは使い始めてから

■ 研修は3回に分ける

人は、1回教わったことを1か月後には3割しか覚えていません。合計時間を同じにしたまま、置くタイミングと中身を変えるだけで、定着の度合いは大きく変わります。

図研修を置くタイミング

3回それぞれの役割を整理します。

回	時期	伝えること	伝えないこと
①	稼働の90日前	なぜ変えるのか。全体像。自分の仕事がどう変わるか	細かい操作。まだ画面がなくてよい
②	稼働の30日前	自分の業務での操作。実際の画面で手を動かす	自分が使わない機能
③	稼働の14日後	実際につまずいた点のQ&A。現場から出た工夫の共有	①②で済んだこと

①で「なぜ」を伝えておくことが、いちばん効きます。理由がわからないまま操作だけ覚えた人は、少し違う場面になると手が止まります。理由がわかっている人は、自分で判断できます。

③の「稼働後14日」も、忘れられがちですが重要です。本当の質問が出てくるのは、使い始めてからです。研修の場でどれだけ質問を募っても、使う前には質問は出てきません。

■ テンプレートの全体像

教育・研修計画表は、対象グループ×研修回を行にした12項目の表です。

#	項目	書くこと
1	対象グループ	職種・役割で分ける。部署では分けない
2	人数	何名いるか。会場と回数の見積りに使う
3	関係するPJ	C1・C2など。複数PJにまたがる対象を見つけるため
4	回	①②③のどれか
5	実施時期	稼働日を基準にした日数で書く（例：稼働−90日）
6	時間	1回あたりの所要時間
7	形式	集合／オンライン／動画／OJT
8	到達目標	終わったときに何ができるようになっているか
9	確認の方法	理解度をどう測るか。小テスト／実技
10	講師	誰がやるか。ベンダー／社内／先行部署の担当者
11	教材	手順書・動画・FAQ。作成の担当と期限も
12	受講率・理解度の実績	実施後に記入する

1の対象グループを職種で分けるのが、プログラムでは特に大事です。部署で分けると、同じ部署に「毎日使う人」と「月1回しか使わない人」が混ざります。混ざった相手に話すと、どちらにも合わない内容になります。

■ 記入例：リンクスタッフ「人材マッチング基盤プログラム」

人材派遣会社リンクスタッフ（年商128億円・社員310名・支店16か所・登録スタッフ8,400名）が進める人材マッチング基盤プログラムの、C1（派遣スタッフ管理刷新・2026年4月稼働）に向けた研修計画です。

対象	人数	回	時期	時間	形式	到達目標	講師
コーディネーター	168名	①	稼働−90日	1.5h	オンライン（録画あり）	マッチング業務がどう変わるかを説明できる	PgM・業務部門長
コーディネーター	168名	②	稼働−30日	1.5h	集合（16名×11回）	登録・検索・紹介の一連を手順書なしでできる	ベンダー＋先行支店の担当2名
コーディネーター	168名	③	稼働＋14日	1h	オンライン（支店単位）	自分のつまずきを解消し、工夫を共有できる	先行支店の担当2名
営業	92名	①	稼働−90日	1h	オンライン	取引先への説明ができる	PgM
営業	92名	②	稼働−30日	1h	オンライン	案件登録と進捗確認ができる	ベンダー
支店長	16名	①	稼働−90日	2h	集合（1回）	支店での推進計画を自分で作れる	PgM・役員
管理部門	50名	②	稼働−30日	1.5h	集合（2回）	給与・請求への連携内容を確認できる	ベンダー

設計のポイントを3つ挙げます。

支店長には①だけ、ただし2時間：支店長は毎日使う人ではありません。必要なのは操作ではなく、支店での推進計画を自分で作れることです。だから②は不要で、①を厚くします。講師に役員が入っているのも同じ理由です。
②の講師に先行支店の担当を入れた：ベンダーの説明だけでは「理想の使い方」になります。実際に使っている人が「ここはこうしたほうが早い」と言うと、納得感がまったく違います。
③は支店単位のオンライン：つまずく内容は支店ごとに違います。全社一斉にすると、自分に関係ない質問を聞く時間が増えます。

理解度の確認

対象・回	確認の方法	合格の基準	不合格のときの対応
コーディネーター②	実技（新規登録→検索→紹介までを15分で）	手順書を見ずに完了	翌週の補講（30分・個別）
営業②	小テスト（10問）	8問以上正解	録画を見直したうえで再受験
管理部門②	実技（月次の連携処理を1回通す）	エラーなく完了	稼働前にベンダーと個別に実施

大事なのは、不合格のときの対応を先に決めておくことです。決めていないと、測ったあとに何もできません。結果として「受講率100%」とだけ報告する、中身のない研修になります。

■ 運用ルール

タイミング	やること	誰が
稼働の6か月前	対象グループを洗い出し、計画表の骨格を作る	PgM・PM・業務部門
稼働の4か月前	教材の作成を開始する。手順書は業務部門が書く	業務部門・ベンダー
各回の2週間前	受講の案内を出す。日程を業務の繁忙と重ねない	PMO
各回の直後	受講率と理解度を記録する	PMO
②の1週間後	不合格者への補講を実施する	ベンダー・先行担当
③の後	出た質問をFAQに反映し、次のPJの研修に生かす	PMO

プログラムならではの工夫が最後の行です。C1の③で出た質問は、C2・C3の研修を作るときの材料になります。プログラムでは研修を4回作ることになるので、1回目の学びを残す価値が大きいのです。

もう1つ、手順書は業務部門が書くことにしています。ベンダーが書くと、機能の説明書になります。業務部門が書くと、自分たちの言葉で書かれた手順書になります。

■ 活用シーン

複数PJの研修をまとめる：同じ対象に複数のPJの研修が重なるとき、まとめて1回にできないかを検討できます。
ベンダー契約の範囲を決める：回数・人数・形式が決まれば、見積りの前提がはっきりします。
稼働日の判断材料：受講率と理解度が基準に達していないなら、稼働を延ばす判断もありえます。
定着していない部署を見つける：③の参加率が低い支店は、定着に問題がある可能性があります。

■ よくある失敗と直し方

失敗	何が起きるか	直し方
稼働直前に1回だけ	稼働するころには忘れている	同じ合計時間を、90日前・30日前・14日後の3回に分ける
部署で対象を分ける	使用頻度の違う人が混ざり、どちらにも合わない	職種・役割で分ける
操作だけを教える	少し違う場面で手が止まる	①で「なぜ変えるのか」を必ず伝える
受講率だけを報告する	わかっていない人が見えない	理解度を測り、不合格時の対応を先に決めておく
手順書をベンダーが書く	機能の説明書になり、現場で使われない	業務部門が自分たちの言葉で書く
稼働後の回がない	本当の質問に答える場がない	稼働＋14日の回を計画に入れる
繁忙期に研修を入れる	欠席が増え、補講が膨らむ	業務部門と日程を先に合わせる

■ 導入効果

リンクスタッフでは、以前の基幹システム更新（稼働直前に4時間×1回）と、今回のC1を比べると次のようになりました。

項目	前回（1回集中）	今回（3回に分割）
研修の合計時間	4時間	4時間
受講率	84%	97%
②の実技の合格率	—（測っていない）	初回81%／補講後100%
稼働後1か月の問い合わせ件数	486件	172件
稼働後3か月の利用率（対象者比）	72%	94%
ヘルプデスクの応対工数	月82時間	月29時間

研修の合計時間は変えていません。受講率が上がったのは、1回あたりが短くなって業務の合間に入れやすくなったからです。同じ4時間でも、1回4時間と3回に分けた4時間では、参加のしやすさが違います。

■ まとめ

研修は稼働直前に1回ではなく、90日前・30日前・14日後の3回に分けます。合計時間は同じで構いません。
①では「なぜ変えるのか」、②では「自分の業務での操作」、③では「つまずいた点」を扱います。
対象は部署ではなく職種・役割で分けます。使用頻度が違う人を混ぜません。
理解度を測り、不合格のときの対応を先に決めます。受講率だけの報告は中身がありません。
手順書は業務部門が書きます。ベンダーが書くと機能の説明書になります。
③で出た質問をFAQに残し、次のPJの研修に生かします。

次回は、新しいしくみに切り替えたあと、古い運用をきちんとやめるための「旧運用の停止計画（レガシー廃止チェックリスト）」のテンプレートを紹介します。