プログラム財務トラッキング表のテンプレート

「このプログラム、今までにいくら使いましたか」。会議でこう聞かれたとき、すぐに答えられるでしょうか。

実は、この質問には5通りの答えがあります。契約した額なのか、作業が終わった額なのか、支払いが終わった額なのか。どれを答えるかで、数字は2億円以上変わることがあります。

この記事では、プログラムのお金の動きを段階ごとに追いかける「財務トラッキング表」のテンプレートを紹介します。経理の知識がなくても使えるように、用語の説明から始めます。

■ 背景・よくある課題

これらはすべて、「お金の段階」を区別していないことから来ています。まずそこを整理しましょう。

■ お金の5段階

プログラムのお金は、承認から支払いまで5つの段階を通ります。機械メーカーのハルタ工機（年商210億円）が進める基幹システム再構築プログラム（2024年10月〜2027年9月、承認枠9億2,000万円）の2025年9月末の数字で見てみます。

同じ時点なのに、9億2,000万円から3億8,420万円まで、5通りの数字があります。どれも正しい数字です。「いくら使ったか」と聞かれたら、まず「どの段階の話ですか」と聞き返してよい——これがプログラム財務管理の出発点です。

それぞれの使い道は次のとおりです。

■ テンプレートの全体像

財務トラッキング表は、PJを行、お金の段階を列にした表です。ハルタ工機の2025年9月末の実際の表がこちらです。

この表の読み方のポイントは3つです。

• C1の差異＋1,320万円は、予備費から出ている：予備費の発生額2,020万円のうち1,320万円がC1、700万円がC4の分です。だからEACの合計8億8,000万円は、承認枠9億2,000万円の中におさまっています。

• C3の契約額が計画の35%しかない：C3は2026年7月着手なので、これは正常です。契約が進んでいないことを「遅れ」と読みまちがえないよう、着手時期を併記しておきます。

• 予備費の残りは4,000万円（66%）：プログラムは3年のうち1年が終わったところです。残り2年で4,000万円しかないのは、やや心もとない水準です。

■ 年度別の見方

もう1つ、財務トラッキング表に欠かせないのが年度別の見通しです。とくに単年度予算で動く組織では、これがないと年度末に必ずもめます。

2025年度が2,600万円増えることが、この表でわかります。年度が終わる3か月前ではなく、いまの時点でわかることに価値があります。財務部門と調整する時間が残っているからです。

■ 運用ルール

大事なのは、支払額は経理システムから取ってくることです。PMOが独自に集計すると、必ず経理の数字とずれます。取り込んだあとに突き合わせて、差があれば原因を追う。この手順にしておくと、決算のときに説明できます。

■ 活用シーン

• 変更の可否を判断するとき：承認枠とEACの差を見れば、その変更が枠に入るかどうかが即座にわかります。

• 年度末の予算調整：年度別の見通しから、余る／足りないを早めに財務部門へ伝えられます。

• 予備費の使用を申請するとき：残額と使用率が根拠になります。

• PJの優先順位を変えるとき：まだ契約していない額（2億4,740万円）が、動かせるお金の上限になります。

• 決算・監査の対応：経理の数字と突き合わせた履歴が残っているので、説明が早く済みます。

■ よくある失敗と直し方

■ 導入効果

もっとも効いたのは、経理システムとの連携です。手集計をやめたことで、工数も正確さも同時によくなりました。

■ まとめ

• プログラムのお金には5つの段階があります。承認枠・計画配分額・契約額・発生額・支払額です。

• 「いくら使ったか」に答えるときは、必ず段階名をつけます。段階が違えば数字は大きく変わります。

• 表はPJを行、段階を列にします。予備費は必ず別行にし、どのPJへ出したかも記録します。

• 支払額は経理システムから取り込み、突き合わせます。手集計はずれのもとです。

• 年度別の見通しを四半期ごとに更新します。年度末の3か月前には着地を確定させます。

• 契約が進んでいないPJは、着手時期を併記して「遅れ」との読みまちがいを防ぎます。

次回は、プログラムがねらった効果を本当に出せているかを追いかける「ベネフィット実現トラッキング表」のテンプレートを紹介します。