「プログラムマネジメント」という言葉を初めて聞いたとき、多くの人は「大きなプロジェクトのことかな」と考えます。半分合っていて、半分違います。

規模が大きいかどうかではありません。届けるものが違うのです。

■ プロジェクトは「作る」、プログラムは「効かせる」

プロジェクトのゴールは、決められたものを、決められた期間と予算で作り終えることです。システムが動き、検収が通れば成功です。

プログラムのゴールは違います。作ったものが使われて、狙った成果が出ることです。

たとえば「受注から出荷までのリードタイムを半分にする」という目標があるとします。これを実現するには、受注システムの改修だけでは足りません。倉庫の作業手順も変え、営業の見積ルールも変え、現場の人が新しいやり方を覚える必要があります。

それぞれは別のプロジェクトになります。そして、全部そろって初めて成果が出ます。この「全部そろえる」仕事が、プログラムマネジメントです。

■ 並べて見ると分かりやすい

一番下の行が、プログラム特有の失敗です。それぞれのプロジェクトは期日どおりに終わったのに、業務が変わらず、数字も動かない。これは珍しいことではありません。

■ なぜ「作っただけ」では足りないのか

システムを作っても、現場が今までのやり方を続けていれば、何も変わりません。ここを埋める作業が必要です。

• 新しい手順を決めて、文書にする

• 現場に説明し、練習してもらう

• 旧のやり方を止める（これが一番難しい）

• 使われているかを確かめ、使われていなければ理由を調べる

3つ目に注目してください。新しい仕組みを入れても、古いやり方が残っていると、人はそちらを使います。慣れているからです。旧システムを止める、旧帳票を回収する、といった作業まで含めて計画に入れる。これがプログラムの仕事です。

■ プログラムマネージャーは何をする人か

各プロジェクトには、それぞれプロジェクトマネージャーがいます。では、その上にいる人は何をするのか。

3つ目の「つなぎ目」は、実務では最も時間を使う部分です。Ａプロジェクトが「Ｂがやると思っていた」、Ｂが「Ａの担当だと思っていた」。この種の穴は、各プロジェクトの中を見ていても発見できません。

■ 大きなプロジェクトとの違い

「では、大きなプロジェクトを分割したものがプログラムか」と聞かれることがあります。違います。判断の基準は、構成要素を入れ替えられるかどうかです。

プログラムでは、途中で構成を組み替えます。むしろ、組み替えられるように分けておくのが設計の腕の見せどころです。

■ まとめ

プログラムマネジメントは、大きなプロジェクト管理ではありません。複数のプロジェクトと業務の変更をまとめて、成果が出る状態まで持っていく仕事です。

いま関わっている取り組みが、プロジェクトなのかプログラムなのか。「作り終えたら成功か、使われて数字が動いたら成功か」を自問してみてください。後者なら、この先の記事が役に立つはずです。