ベンダーに「その期日は無理です」と言われたとき

協力会社との打ち合わせで、期日を提示したところ、こう返ってきます。

「申し訳ありませんが、その期日は無理です」

ここで「そこをなんとか」と押すと、たいてい二つのうちどちらかになります。押し負けて期日が延びるか、相手が渋々受けて品質が落ちるか。どちらも望んだ結果ではありません。

やることは押すことではなく、「無理」の中身を分けることです。

■ まず聞くのは「どこが無理か」

「無理です」は結論であって、理由ではありません。同じ言葉でも、中身は図の3つに分かれます。そして打ち手がまったく違います。

最初の質問は、これで固定できます。

「差し支えなければ、どこが一番きついか教えていただけますか」

「なぜ無理なんですか」と聞くと、詰問に聞こえます。「どこが一番きついか」は、協力の姿勢として伝わります。同じ情報を求めているのに、返ってくる量が変わります。

■ ①量が足りないとき

見積もりを出してもらい、こちらの想定と並べます。差があるなら、どこで差が出ているかを1行ずつ見ます。

差が埋まらない場合は、範囲を2つに切ります。「期日までに必要なのはここまで。残りは翌月でよい」と分ければ、多くの場合そこで収まります。

■ ②前提が食い違っているとき

実はこれが一番多く、そして一番早く解決します。相手が「依頼された作業」を、こちらの想定より広く受け取っていることがあります。

確認の仕方は単純です。作業を箇条書きにして、1行ずつ「これは含みますか」と聞いていく。10分あれば終わります。

この作業をすると、たいていいくつかの項目が落ちます。そして、落ちたぶんで期日に収まることがよくあります。

■ ③他の案件と取り合いのとき

相手の社内で、別の案件と人の取り合いになっている場合です。これは相手の都合なので、こちらから解決はできません。できるのは、着手日を明確にすることです。

• いつからなら着手できるか、日付で聞く

• その日から始めた場合、いつ終わるかを聞く

• その終了日が期日に間に合わないなら、何を前倒しできるか相談する

ここで効くのが、作業を分割して一部だけ前に出すやり方です。「全部は無理でも、この画面3つだけ先に」なら、隙間で入れてもらえることがあります。

■ やってはいけないこと

協力会社は、下請けである前に、同じ期日に向かって作業する相手です。ここで関係を壊すと、終盤に効いてきます。トラブル対応で無理をお願いするのは、たいてい終盤だからです。

■ まとめ

「その期日は無理です」と言われたら、押す前に分ける。量なのか、前提なのか、他案件なのか。「どこが一番きついですか」の一言から始めてください。

特に②の前提ずれは、確認するだけで消えることがあります。次に同じ場面が来たら、作業を箇条書きにして1行ずつ確認してみてください。10分で状況が変わることがあります。