「あれ、ついでに入れといて」と言われたとき

会議室を出た廊下で、顧客の担当者が思い出したように言います。

「あ、そうだ。あの画面に部署名も出せますよね。ついでに入れといてください」

5秒の会話です。その場で「分かりました」と言ってしまいそうになります。実際、その項目を足すだけなら大した作業ではありません。問題は、これが1件では終わらないことです。

■ なぜ断りにくいのか

「ついでに」の依頼が厄介なのは、ひとつずつが本当に小さいからです。断る理由を探すほうが難しい。しかも、頼んでいる側に悪気はありません。開発の手間が見えていないだけです。

そして、こういう依頼は記録に残りません。会議室の外で出た話は議事録に載らず、メールにも残らない。気づいたときには「いつの間にか作業が増えている」状態になっています。

■ その場での返し方

ここでの目標は、断ることではありません。記録に乗せることです。次の一言で足ります。

「いいですね。忘れないように、あとでメールで送っていただけますか」

相手を拒んでいません。前向きに受けています。ただ、口頭から文字に移しています。

相手が「メールするほどのことでもないよ」と言う場合は、自分から送ります。

「では私のほうでメモして、今日の依頼一覧に追加しておきます」

どちらでも構いません。大事なのは、その依頼に番号が付くことです。

■ 数えるための仕組み

依頼を1件ずつ判断しようとすると、必ず押し切られます。効くのは、合計を見せられる状態を作っておくことです。

この一覧があると、会話が変わります。「その依頼は受けられません」ではなく、「今月これで12件目、合計8人日です。どれを優先しますか」と聞けるようになります。

判断を相手に返しているので、対立になりません。それでいて、量は正しく伝わります。

■ 上司や社内から来る場合

「ついでに」は顧客からだけではありません。自社の営業や上司から来ることもあります。このときは、言い方を少し変えます。

3行目が効きます。「やらない」ではなく「何と入れ替えるか」を聞く。予算にも人数にも上限があることを、質問の形で示しています。

■ 受けると決めたときのひと手間

受けること自体は悪くありません。小さな要望に応えることで信頼が生まれる面もあります。ただし、受けるなら1行だけ残してください。

• いつ、誰から、何を頼まれたか

• どのくらいの作業量と見たか

• 代わりに何を後ろにずらしたか（ずらさないならその旨）

この記録は、後で誰かを責めるためのものではありません。プロジェクトの終盤に「なぜ遅れたのか」を説明するときに、自分たちを守る材料になります。

■ まとめ

「ついでに」への正しい対応は、断ることではなく数えることです。その場では受け止めて、記録に乗せ、月に一度合計を見せる。

いま進めている案件で、記録に残っていない小さな依頼がいくつあるか、思い出してみてください。3つ以上思い当たるなら、今日から一覧を作る価値があります。