公共・自治体案件の進め方

民間の案件から公共・自治体の案件に移ると、最初に戸惑うのは「決め方」の違いです。民間なら担当部長の一言で決まることが、公共では決まりません。

これは融通が利かないのではなく、税金を使うので、決め方そのものが定められているからです。この前提が分かると、進め方の組み立てが見えてきます。

■ 前提1：年度の終わりは絶対に動かない

公共案件は年度単位で予算が組まれます。その年度の予算は、その年度内に使い切る必要があります。つまり、3月末の検収は動かせません。

困るのは、始まりのほうはずれることです。入札が不調になったり、契約手続きに時間がかかったりすると、開始が1〜2か月後ろにずれます。しかし終わりは動きません。

だから公共案件では、着手が遅れた時点ですぐに計画を組み直すことが必要です。「後で巻き返す」は成立しません。

■ 前提2：仕様書に書いてあることがすべて

民間なら、打ち合わせで決まったことがそのまま要件になります。公共では違います。基準になるのは、入札のときに公開された仕様書です。

仕様書に書いていないことをやると、それは「サービス」になります。逆に、仕様書に書いてあることは、打ち合わせで話題に出なくてもやらないといけません。

そこで、最初にやるべき作業がひとつあります。

• 仕様書を1行ずつ分解して、一覧表にする

• 各行について「誰が」「いつまでに」「どう確認するか」を書き込む

• その一覧を顧客と見ながら、認識を合わせる

地味な作業ですが、これをやった案件とやらない案件では、検収時の揉め方がまったく違います。

■ 前提3：決裁には時間がかかる

公共の組織では、ひとつの決定に複数の承認が必要です。担当者、係長、課長、部長。案件によっては、さらに上や、議会の日程が絡みます。

ポイントは、担当者を急かしても速くならないということです。担当者も決裁を待っています。できるのは、依頼を早く出すことと、判断しやすい形で出すことだけです。

判断しやすい形とは、「どうしましょうか」ではなく「Ａ案かＢ案か。当方の推奨はＡ案、理由はこれです」という出し方です。これだけで、決裁の通りやすさが変わります。

■ 住民サービスは止められない

自治体のシステムには、住民票や税、福祉など、止まると市民生活に直接影響するものがあります。切替は、窓口が閉まる年末年始や連休に限られます。

そして、切替が失敗したときの影響は「業務が遅れる」ではなく「窓口に来た人が手続きできない」です。切り戻しの判断基準と、その日の連絡体制は、通常の案件より厳しく決めておく必要があります。

■ まとめ

公共・自治体の案件は、年度末が固定、仕様書が基準、決裁に時間がかかる。この3つを前提に組み立てれば、進め方はむしろ読みやすくなります。

もし今、公共案件に入っているなら、まず仕様書を一覧表に分解してみてください。1日かければできる作業で、最後の1か月を大きく楽にします。