PMになって最初の1か月にやること

「来月からPMをお願いします」と言われたとき、最初に何をすればよいでしょうか。

やる気のある人ほど、すぐに改善に手をつけたくなります。しかし、最初の1か月でやるべきなのは「変えること」ではなく「見えるようにすること」です。

■ 1週目：聞く。まだ何も変えない

最初の週は、状況を把握することに使います。

メンバー全員と15分ずつ話す

会議ではなく、1対1で話します。聞くのは3つだけです。

• いま何をやっていますか

• 困っていることはありますか

• このプロジェクトで、危ないと思っているところはありますか

3つ目の質問が重要です。現場の人がいちばん先に気づいています。

文書を読む

工程表、課題管理表、議事録、提案書。読む順番は、議事録が最優先です。何が決まって、何でもめているかが、いちばん早く分かります。

顧客側の体制を確認する

窓口は誰か、決裁者は誰か、どの部署が関わるか。ここが分からないと、何も進められません。

この週は、改善に手をつけない

状況が分からないまま何かを変えると、たいてい現場の反発を招きます。「新しいPMが来て、かき回された」という評価が最初につくと、その後が苦しくなります。

■ 2週目：見える状態を作る

状況が分かったら、まず見える形を整えます。最初に用意するのは3つだけです。

すでにあるなら、作り直さずに足りない欄を埋めます。とくに課題管理表は、担当と期限が空欄のまま運用されていることが多いので、そこを埋めるだけで動き始めます。

あわせて、進捗を件数で見られるようにします。「80%完了」ではなく「全50件のうち38件完了」の形です。

■ 3週目：先を見る

目の前のことが見えるようになったら、次は先を見ます。

• 3週間先までの工程を確認し、止まりそうな作業を書き出す

• 社内手続き（環境申請、契約、要員手配）の期限を逆算する

• 要員の負荷が重なる週を探す

• 顧客側の回答待ちになっているものを確認する

そして、気になった点を1つ、上司に相談します。

この「1つ相談する」が大事です。困っていなくても相談しておくと、本当に困ったときに話しやすくなります。

■ 4週目：自分の型を決める

最後の週は、これから毎週繰り返す形を固めます。

毎週同じ形で回すと、異常に気づきやすくなります。いつもと違うことが起きたときに、すぐ分かるからです。

■ 前任者がいる場合、いない場合

前任者がいる場合、資料に書かれていないことを聞くのが最優先です。文書は後からでも読めますが、人はいなくなります。

■ 完璧にやろうとしない

最初の1か月で、すべてを整えることはできません。次の優先順位で考えます。

• 最優先：いま止まっているものを動かす

• 次：見える状態を作る（工程表・課題表・決定事項）

• その次：先のリスクを洗い出す

• 後回しでよい：文書の体裁、ツールの整備、プロセスの改善

プロセスの整備から入ると、現場が止まります。まず回すこと、そのあと整えることです。

■ まとめ

PMになって最初の1か月は、次の順で進めます。

• 1週目：聞く（全員と話す、文書を読む、何も変えない）

• 2週目：見える状態にする（3つの表を整える）

• 3週目：先を見る（止まりそうな所を探し、1つ相談する）

• 4週目：型を決める（朝の点検、週次報告、先読みの時間）

明日から始めるなら、まずメンバー1人と15分話すことから始めてみてください。そこで出てくる話が、最初の地図になります。