社内の他部門との調整

プロジェクトが止まる原因は、開発の中にあるとは限りません。

サーバーが用意できない。契約が進まない。人が手配できない。こうした「社内で止まる」ケースは、経験の長いPMほど警戒します。相手が社内なので強く言えず、しかも自分では動かせないからです。

■ 「協力してくれない」のではない

他部門が動かないとき、つい「協力的でない」と感じます。しかし多くの場合、理由は別のところにあります。

• 相手にも決められた手続きがある

• 締め日や承認フローがある

• 他の依頼が先に並んでいる

• 依頼の内容が、相手の判断に必要な情報を満たしていない

つまり、相手のルールを知らずに頼んでいることが原因であることが多いのです。

■ 計画時に、必要な手続きを洗い出す

いちばん効くのは、これです。プロジェクトの計画を立てる段階で、社内の手続きが必要なものを全部書き出します。

この表は会社によって大きく違います。自社の実際の期間を、経験者に聞いて埋めます。ここが分かっていれば、いつ依頼すればよいかが逆算できます。

とくに新規の取引先を使う場合は要注意です。既存の取引先なら数日で済むことが、新規だと審査や登録で1か月以上かかることがあります。

■ 依頼は「工程表のタスク」として扱う

社内手続きを「ついでにやること」として扱うと、必ず遅れます。工程表に、担当と期限をつけたタスクとして載せます。

• 「◯月◯日までに、情報システムへ環境申請を提出」

• 「◯月◯日までに、法務へ契約書レビュー依頼」

そして、そのタスクが後続の作業とつながっていることを示します。「この申請が遅れると、開発着手が2週間遅れる」と見えていれば、優先度が伝わります。

■ 頼み方で結果が変わる

同じ依頼でも、出し方で進み方が変わります。

とくに「相手の様式に沿って出す」は効果が大きいです。相手が書き直す手間がなくなり、そのぶん早く進みます。

■ 窓口を通す

知り合いがいると、つい個別に頼みたくなります。速いこともありますが、次の問題が起きます。

• 記録が残らず、「聞いていない」となる

• その人が不在のときに、誰も状況を知らない

• 相手の部門内で、優先順位がつけられない

正式な窓口を通したうえで、知り合いには「こういう依頼を出しました」と一声かける。この形が最も確実です。

■ 相手の事情を先に聞いておく

プロジェクトの初期に、各部門の担当者と一度話をしておきます。聞くのは次の3点です。

• 依頼はどういう流れで進むか（誰が承認するか）

• 通常どれくらいかかるか

• 混み合う時期はいつか（決算期、年度末など）

この会話を何も頼みごとがない時期にやっておくのがコツです。困ってから初めて連絡するより、はるかに話が進みます。

■ 進まないときの上げ方

依頼したのに動かない。催促しても変わらない。このときは、段階を踏みます。

3と4を自分でやろうとしないことが大事です。部門をまたぐ優先順位は、担当者レベルでは決められません。管理職の間で決めてもらう問題です。

このとき、相手の担当者を責める形にしないよう気をつけます。「その人が悪い」ではなく「この期限に間に合わない」という事実として上げます。

■ まとめ

社内調整でPMがやることは、次の3つです。

• 計画時に、必要な社内手続きとリードタイムを洗い出す

• 工程表のタスクとして、担当と期限をつけて管理する

• 相手の様式・窓口・締め日に合わせて依頼する

いまの案件で、社内手続きが工程表に載っているかを確認してみてください。載っていなければ、そこが最初のリスクです。