プロジェクトのコストを日々見る

プロジェクトのコストは、超えてから報告しても打ち手がありません。すでに使ってしまったお金は戻らないからです。

だからPMがやるべきなのは、「超えた」ではなく「このままだと超える」段階で気づくことです。

■ 何が費用になるのかを把握する

まず、自分のプロジェクトで何がお金として出ていくのかを整理します。

とくに注意したいのが社内メンバーの工数です。現金が動かないため意識から外れがちですが、多くのプロジェクトで費用の大半を占めます。

■ 月に1回、予算と実績を並べる

やることはシンプルです。月末に次の3つを出します。

4つ目の「完了時の見込み」がポイントです。「いま予算内だから大丈夫」ではなく、「このペースだと最後はいくらか」を出します。

計算は難しくありません。進捗が40%の時点で予算の55%を使っていれば、単純計算で最終的に予算の1.4倍近くになる、という見方です。

■ 請求書を待たない

コストの把握が遅れるいちばんの原因は、請求書が来てから金額を知ることです。委託先からの請求は、作業した月の1〜2か月後に届くことも珍しくありません。

対策は、実績ベースではなく発生ベースで自分で集計することです。

• 委託先に、月末時点の投入工数を報告してもらう

• 社内メンバーの工数を、月末に自分で集計する

• 単価をかけて、その月の発生額を出す

正確な金額でなくてかまいません。傾向が分かることのほうが重要です。

■ 超えそうなときの打ち手

見込みが予算を超えそうだと分かったら、早いほど選択肢があります。

どれも終盤になるほど効果が小さくなります。範囲を減らすにしても、すでに作ってしまったものは減らせません。

■ 報告するときの形

コストの報告は、金額だけを出しても判断できません。次の3点をセットで出します。

• いまの状況：予算◯◯万円に対し、実績◯◯万円（進捗◯%）

• このままの見込み：完了時◯◯万円、予算比＋◯◯万円

• 選択肢：範囲を減らすか、追加予算か、それぞれの影響

「超えそうです」だけでは、相手は何も決められません。判断できる材料まで持っていくのがPMの仕事です。

■ 予算が決まっていないとき

社内案件などで、明確な予算が示されていないことがあります。その場合も、自分で目安を置きます。

• 当初の計画工数（人月）を書き出す

• それを超えたら、いったん立ち止まって報告すると決めておく

基準がないと、どこまで膨らんでも誰も止められません。基準は、正しさより「あること」に意味があります。

■ まとめ

コスト管理でPMがやることは、細かい経理作業ではありません。

• 何が費用になるかを把握する

• 月に1回、予算・実績・見込みを並べる

• 超えそうなら、超える前に報告する

いま担当している案件で、「完了時の見込み額」を出してみてください。出せないなら、それ自体が最初の課題です。