PMの一日の時間の使い方

「一日中忙しかったのに、プロジェクトは何も進んでいない気がする」。PMがよく感じる感覚です。

これは気のせいではありません。PMの時間は、意識して確保しないと、必ず他人の都合で埋まります。会議の招集、メンバーからの相談、顧客からの問い合わせ。どれも断りにくいものばかりです。

■ PMの仕事は「今日のこと」ではなく「先のこと」

PMにしかできない仕事は何かを考えると、答えははっきりしています。

• 来週、来月に詰まりそうな場所を先に見つける

• 関係者の間で、決まっていないことを決めさせる

• 人の配置と、優先順位を判断する

どれも「先を見る仕事」です。これに使う時間がゼロの日が続くと、トラブルが表に出てきたときにしか動けなくなります。

■ 時間配分の目安

プロジェクトの状況で変わりますが、目安として次の割合を意識します。

• 会議：3割

• 先を見る仕事：3割

• メンバーの相談対応：2割

• 余白：2割

重要なのは最後の「余白」です。予定を100%埋めると、突発が1件起きただけで、その日のすべてが後ろにずれます。余白は怠けではなく、突発に対応するための備えです。

■ 一日の組み立て方

始業直後の15分：点検

メールとチャットに返信する前に、課題管理表を開きます。見るのは1点だけです。

• 今日、止まりそうなものはどれか

見つけたら、その1件を今日の最優先にします。返信から始めると、その日は他人の予定で埋まります。

午前：先を見る仕事

頭が動く時間帯を、判断が必要な仕事に使います。来週以降の段取り、調整が必要な件の根回し、設計方針の確認。

この時間は、カレンダーに予定として入れてしまうのが確実です。空いていると、会議で埋まります。

午後：会議と相談

人が集まる仕事は午後に寄せます。まとめて置くと、細切れの時間が減ります。

終業前の10分：締め

今日決まったことを、課題表か決定事項ログに書きます。そして、明日いちばんに取りかかる1件を決めておきます。

これをやっておくと、翌朝に「何から手をつけるか」で迷う時間がなくなります。

■ 作業を抱え込まない

PMが時間を失ういちばんの原因は、メンバーの作業を肩代わりしてしまうことです。

「自分がやったほうが早い」は、たいてい正しいのですが、やってしまうと次の3つが起きます。

• PMの手が塞がり、先を見る時間が消える

• メンバーは学ぶ機会を失う

• 次も同じ状況になる

詰まっているメンバーがいたら、代わりにやるのではなく、何が分からないのかを一緒に整理するところまでにします。それがPMの仕事です。

■ 割り込みへの対応

「ちょっといいですか」を全部その場で受けると、一日が細切れになります。かといって断ると、相談が来なくなります。

折り合いのつけ方は、いつ答えるかをその場で伝えることです。

• 「今すぐ必要ですか。それなら5分で聞きます」

• 「急ぎでなければ、14時に時間を取ります」

相手が知りたいのは「いつ答えてもらえるか」です。それさえ分かれば、待てます。

■ 週に1回、1時間だけ先を見る

毎日が無理でも、これだけは確保します。

週の後半に1時間、会議も入れず、誰にも話しかけられない時間を作ります。そこでやるのは、工程表を3週間先まで眺めることだけです。

• 来週、誰の手が空きすぎ／埋まりすぎになるか

• まだ決まっていない判断で、いつまでに決める必要があるものはどれか

• 顧客側の回答待ちで、止まりそうなものはあるか

この1時間で見つかった1件が、数週間後の遅れを防ぎます。

■ まとめ

PMの一日は、放っておくと他人の都合で埋まります。確保すべきなのは、先を見る時間と余白の2つです。

明日、始業直後の15分だけ、返信より先に課題表を開いてみてください。一日の見え方が変わります。