会議とチャットの使い分け

「会議が多すぎて、作業する時間がない」。プロジェクトが忙しくなるほど、よく聞く声です。

ただ、会議を減らそうとして全部チャットに移すと、今度は「決まらない」状態になります。会議には会議の役割があるからです。

■ 会議・チャット・文書には、それぞれ役割がある

3つは代わりになるものではなく、役割が違います。

• 会議＝結論を出す場

• チャット＝事実を確認する場

• 文書＝決まったことを残す場

会議が多すぎるプロジェクトは、チャットや文書で済むことまで会議でやっています。逆に決まらないプロジェクトは、会議でやるべきことをチャットで済ませようとしています。

■ 会議でやるべきこと

人を集めて時間を使う価値があるのは、次のような場面です。

その場で結論を出す

関係者がそろっていて、判断できる人がいる。この状態でしか決まらないことがあります。「持ち帰って検討します」が続く議題は、決められる人が出席していない可能性があります。

意見が割れている論点をすり合わせる

文字だけだと、立場の違いが伝わらず、平行線になります。声のやりとりがある場のほうが、折り合う点を見つけやすくなります。

悪い知らせを伝える

遅れや不具合の報告は、チャットに書いて終わりにしません。相手の反応が見えない状態で悪い話だけが残ると、受け取り方が悪いほうに傾きます。会議で背景と対応案をセットで伝えます。

初顔合わせ

キックオフや新メンバーの参加時です。相手がどんな人かが分かっていると、その後のチャットのやりとりが一気にやりやすくなります。

■ チャットで済ませること

次のようなものは、会議の議題にしません。

• 事実の確認（「あの日付は何日でしたか」「もう納品されましたか」）

• 作業の依頼と、受け取りました、の連絡

• 会議の日程調整

• 相談の入口（「ちょっと困っているので、あとで5分いいですか」）

ここで大事なのは、チャットに書いた内容は流れていくということです。3日たつと誰も遡りません。

■ チャットで決まったことは、必ず文書に書き写す

いちばん事故が起きやすいのがここです。

チャットで「じゃあB案でいきましょう」と決まったとします。その場にいた3人は納得しています。しかし、その場にいなかった人には伝わっていません。数週間後、「聞いていない」という話になります。

ルールはひとつです。チャットで何かが決まったら、その場で議事メモか決定事項ログに1行書き足す。手間は30秒ですが、これをやるかどうかで後半の混乱がまったく違います。

■ 会議を短くする3つの方法

① 議題に「報告」と「相談」の印をつける

報告は読めば分かるので、資料を先に配って会議では触れません。会議の時間は相談に使います。

② 決める議題には、案を用意しておく

「どうしましょうか」から始めると、会議時間の半分が案出しで消えます。A案・B案と、PMとしての推奨を先に出しておけば、議論は「どちらを選ぶか」から始まります。

③ 終わりに「決まったこと」を読み上げる

最後の2分で、決定事項と担当と期限を声に出して確認します。ここでズレが見つかることは珍しくありません。会議が終わってから議事メモで発覚するより、はるかに安く済みます。

■ 定例会議を惰性で続けない

プロジェクトの序盤に決めた「毎週火曜1時間」が、フェーズが変わっても続いていることがあります。

報告だけの会議になっていると感じたら、いったん見直します。

• 隔週にできないか

• 30分にできないか

• 出席者を減らせないか

逆に、トラブル対応中は毎日15分に増やすほうが有効なこともあります。会議の頻度は、プロジェクトの状態に合わせて変えるものです。

■ まとめ

結論を出すなら会議、事実を聞くならチャット、残すなら文書。この3つを混ぜないだけで、会議の時間は減り、決まることは増えます。

まずは次の定例の議題を見て、チャットで済むものが混ざっていないかを確認してみてください。