振り返りを「反省会」にしない回し方

プロジェクトが終わったあと、あるいは大きなフェーズが終わったあとに行う振り返り。やっている組織と、やっていない組織で、数年後に大きな差がつきます。

ただし、やり方を間違えると逆効果です。反省会になった振り返りは、次から誰も本音を言わなくなります。

振り返り90分の進め方とKPTの3つの枠、やってはいけないことを示した図

■ いつやるか

タイミングは2つです。

フェーズの終わり　要件定義が終わったとき、テストが終わったとき。次のフェーズに活かせます
稼働後1〜2週間以内　記憶が残っているうちに。半年後にやっても、細かいことは思い出せません

大きなプロジェクトなら、途中で何度かやります。終わってからまとめてやるより、途中で小さくやるほうが効果があります。

■ 最初に目的とルールを宣言する

最初の10分で、これが何の場かをはっきりさせます。

人を責める場ではない。次に活かすための場である
出来事と仕組みの話をする。「誰が悪かったか」は扱わない
ここで出た話を、人事評価に使わない

とくに3つ目は、参加者が最も気にしているところです。PMが明言するかどうかで、出てくる情報の質が変わります。

■ 事実を時系列で並べる

いきなり意見を出し合うと、記憶の違いで話が噛み合いません。まず、いつ何が起きたかを記録から並べます。

各フェーズの開始・終了の実績日
大きな変更、大きな問題が起きた日
体制が変わった日

全員が同じ絵を見てから意見を出すと、議論が噛み合います。

■ 各自が黙って書く時間をとる

いきなり「どう思いましたか」と聞くと、声の大きい人の意見だけになります。まず5分、各自が黙って書く時間をとります。

書く枠は3つです（KPTと呼ばれます）。

Keep　うまくいったこと。続けたいやり方、助かった仕組み
Problem　困ったこと。人ではなく、出来事や仕組みを書く
Try　次に試したいこと。具体的で、次から実行できること

Keepから始めるのがポイントです。先に良かったことを出すと、場の空気が変わります。

■ 上位3つだけ深掘りする

出てきたものを似た内容でまとめ、影響の大きいものを3つ選びます。それだけを「なぜそうなったか」まで掘ります。

全部を掘ろうとすると、時間が足りず、どれも中途半端になります。3つに絞ったほうが、結果的に効果があります。

掘るときは、人ではなく仕組みを追います。

×「レビューが遅かったのは誰の責任か」
○「レビュー依頼から回答まで平均5日かかった。なぜその状態が続いたのか」

■ 次のアクションは3つまで

振り返りで10個のアクションを決めても、実行されません。3つまでに絞り、担当と期限をつけます。

アクションには2種類あります。

このプロジェクト内で試すもの　次のフェーズから適用する
次のプロジェクトに引き継ぐもの　文書にして、組織の資産にする

2つ目が大事です。個人の頭の中にしか残らないと、担当者が変わった瞬間に消えます。

■ 進行のコツ

上位者に先に話させない　部長が先に「よくやってくれた」と言うと、その後の話が出なくなります
PMも当事者として参加する　「自分のここが良くなかった」と先に言うと、他も言いやすくなります
沈黙を怖がらない　考える時間です。すぐ埋めようとしない
参加者を絞らない　現場の担当者ほど、有益な話を持っています

■ 記録の残し方

振り返りの記録は、次の形でまとめます。

何が起きたか（時系列の要約）
うまくいった仕組み（次も使えるもの）
困ったことと、その原因
決めたアクション（担当・期限つき）
次のプロジェクトへの申し送り

この記録を、組織の中で探せる場所に置きます。次のプロジェクトの立ち上げ期に、これを読むところから始められるのが理想です。

■ まとめ

振り返りは、責めない場だと最初に宣言し、事実から入り、各自が書き、上位3つだけ掘り、アクションを3つ決める。この流れで90分です。

そして、記録を残して次に渡すところまでが振り返りです。ここをやって初めて、個人の経験が組織の資産に変わります。