読まれる週次報告の書き方
毎週書いている進捗報告。作るのに1時間かかるのに、誰も読んでいない気がする。そんな感覚はないでしょうか。
読まれない報告書には、共通点があります。作業の一覧になっていて、読んだ人が何をすればよいか分からないことです。
■ 報告書の目的は「判断してもらうこと」
週次報告は、やったことを証明する書類ではありません。相手に状況を伝え、必要なら判断してもらうための道具です。
この目的で書くと、載せるべきものが決まります。A4で1枚、読むのに3分。それ以上は読まれません。
■ 6つの項目
① 全体の状態
いちばん上に、1行で書きます。「順調」「注意」「危険」の3段階のラベルと、1文の説明です。
忙しい人は、ここしか読まないことがあります。ここを見れば、詳しく読むべきかどうかが判断できるようにします。
② 今週やったこと
作業の一覧ではなく、完了したものを書きます。「設計を進めた」ではなく「受注入力の画面設計を完了（レビュー承認済み）」です。
完了していないものは、ここには書きません。③に書きます。
③ 来週やること
次の1週間で何が終わる予定かを書きます。相手に関わることがあれば、そこに明記します。「鈴木さんのレビューを9/24に予定」のように、相手の予定に関わる部分は名前入りで書きます。
④ 遅れ・問題
ここが本体です。隠さず、同じ場所に書きます。
何が、どれだけ遅れているか（数字で）
原因（1文で）
いま何をしているか
バッファの残りがどれだけか
「特になし」が3週続いたら、逆に心配されます。小さな懸念でも書いておくと、後で大きくなったときに「前から言っていた」という文脈が作れます。
⑤ お願いしたいこと
いちばん見落とされる項目です。相手に動いてほしいことを、期限つきで書きます。
「帳票Bの様式について、9/24までにご回答をお願いします（遅れると設計が止まります）」。期限と、遅れたときの影響をセットで書くのがポイントです。
これを本文の最後に埋もれさせず、独立した項目として置きます。
⑥ 数字
感覚ではなく、数字を載せます。
完了した成果物の数（「設計 12/15本 完了」）
課題の新規・解決・残件数
バッファの残り日数
数字は、前回との差が分かる形にします。「残12件」だけでなく「新規3件・解決5件・残12件」と書けば、増えているのか減っているのかが分かります。
■ 読まれない報告書の特徴
作業の一覧が延々と並んでいる 読む側は、どれが重要か分かりません
「順調」しか書いていない 読む意味がなくなり、次から読まれません
お願いが埋もれている 気づかれず、回答が返ってきません
毎週フォーマットが変わる どこを見ればよいか分からなくなります
■ 書く時間を短くする工夫
報告書の作成に毎週2時間かかっているなら、やり方に問題があります。
テンプレートを固定する（毎回同じ場所に同じ情報）
週の途中から書き始める（金曜にまとめて書かない）
課題管理表から数字を持ってくる（手で数えない）
③の「来週やること」は、翌週そのまま②の材料になる
慣れれば、30分で書けるようになります。
■ 配ったあと
メールで送るだけでは読まれないことがあります。次の工夫が効きます。
メール本文の冒頭に、①全体の状態と⑤お願いだけを貼る
定例の冒頭で、①と④だけを読み上げる
回答が必要な項目は、期限の前日に個別に声をかける
■ まとめ
週次報告は、状態・実績・予定・問題・お願い・数字の6項目をA4で1枚にまとめます。
とくに効くのは、いちばん上の1行と期限つきのお願いです。この2つがあるだけで、報告書は「読まれる書類」に変わります。